엑셀 2016 기준으로, 제가 주로 사용하는 엑셀 기능은 ① 일반 스프레드시트, ② 매크로/VBA, ③ 파워쿼리입니다. 일반 스프레드시트, 매크로/VBA, 파워쿼리의 활용용도와 세부기능, 주요 고려사항은 아래의 표처럼 요약할 수 있습니다.
엑셀 스프레드시트
일반적으로 엑셀을 켰을 때 나오는 프로그램 화면을 뜻합니다.
다른 작업을 VBA로 하던 파워쿼리로 하던, 결국 결과 값은 엑셀 스프레드시트에 나옵니다. 그리고 피벗테이블 기능 때문에 엑셀 스프레드시트는 최종 분석 및 보고용으로도 활용됩니다.
저의 경우 경영기획과 공시 및 보고 업무도 수행하는 입장으로서 그때마다 작성해야 하는 스팟성 자료를 만들 때가 많습니다. 스팟성 자료를 작성할 때는 오히려 매크로/VBA나 파워쿼리 기능을 활용하지 않고 함수, 표 설정, 피벗테이블 등의 기능을 활용하여 자료를 작성하는게 더 빠르고 효율적인 경우가 있습니다.
로데이터를 자주 다루는 입장으로서, 엑셀 스프레드시트를 활용할 때 가장 염두해야 할 것 중 로데이터를 피벗테이블로 만들기 용이하게 관리하는 것입니다. 개인적으로 엑셀에서 제일 중요한 기능은 피벗테이블 기능이며, 매크로/VBA와 파워쿼리도 결국 피벗테이블을 위한 백데이터를 만들기 위해 사용하는 경우가 많습니다.
또한, 많은 업무가 주기적으로 수행되고, 타 부서에서 취합받는 경우가 많기 때문에 양식의 일관성 및 통일성이 중요하다고 생각합니다. 즉, 엑셀 파일을 만들 때는 어느 정도 계획을 갖고 만들어야 합니다.
매크로/VBA
매크로는 특정 업무/기능을 자동적으로 실행할 수 있는 기능입니다. 매크로는 개발도구 탭에서 ① 매크로 기록 또는 ② VB 편집기(단축기 Alt + F11)로 직접 VB 코딩을 짜서 만들 수 있습니다(VBA).
또한, '매크로 기록'을 통해 기본적인 코딩을 기록하고, VB 편집기를 통해 사용자 입맛에 맞게 수정할 수도 있습니다. VBA가 익숙지 않은 경우에는 간단한 작업의 반복을 위한 매크로는 매크로 기록 후 코딩을 편집해서 만드는 방법을 추천드립니다.
매크로/VBA를 통해 단순 작업의 반복뿐만 아니라, 복잡한 계산 업무를 수행하는데도 쓰입니다. 배열(Array)을 활용하면 엑셀 스프레드시트로는 수행하기 어려운 계산 업무를 빠르게 수행할 수 있습니다.
매크로/VBA를 사용할 때 고려해야 할 것은 코딩의 시인성과 체계성입니다. 간단하고 짧은 VB 코딩이야 보자마자 파악할 수 있습니다. 하지만 VB코딩은 정의할 변수, 시트, 범위(Range) 수가 많아질수록, 그리고 조건문과 루핑(IF문, For문 등)이 많아질수록 길어지고 복잡해집니다.
이러한 경우 코딩을 짜면서 실수가 발생할 가능성이 높아집니다. 회사 내 보고서 양식이 있는 것처럼, 코딩을 짤 때도 체계를 갖추고 시인성 있게 짜야 나중에 코딩을 다시 이해할 때나, 개선시킬 때 더 편합니다.
파워쿼리
파워쿼리는 데이터 변환 및 가공 기능을 제공하는 프로그램으로, 엑셀 2016부터 기본 탑재되어 있다. 파워쿼리 편집기는 데이터 탭 → 데이터 가져오기에서 실행할 수 있습니다.
파워쿼리를 활용하면 백데이터를 다운로드만 받아놔도 자동적으로 자료를 업데이트 할 수 있으며, 쿼리 결합 및 추가 기능을 통해 여러 데이터를 손쉽게 취합 및 가공할 수 있습니다. 데이터의 양이 많을수록 스프레드시트의 VLOOKUP 함수나 VBA보다 파워쿼리를 통해 데이터를 결합하는 것이 편리합니다. 또한, 파워쿼리 편집기 내 코딩을 통해 계산 업무를 수행할 수 있고, 조건문도 추가할 수 있습니다.
파워쿼리를 활용할 때 주의해야 할 점은 원본 데이터 양식의 일관성과 쿼리 간 관계입니다. 만약에 원본 데이터의 열의 이름이나 순서 등이 바뀌면, 파워쿼리가 정상적으로 작동하지 않을 수도 있습니다. 즉, 지속적으로 업데이트할 데이터 파일은 일관성을 가져야 합니다. 또한, 여러 쿼리를 짤 때에는 쿼리 간의 관계(영향성)를 늘 염두에 두어야 합니다. 왜냐하면 하나의 쿼리에 변경사항이 생기는 순간, 영향을 받는 다른 쿼리들도 변경사항이 생길 수 있기 때문입니다.
현재 활용하고 있는 기능을 크게 일반 스프레드시트, 매크로/VBA, 파워쿼리로 나누어봤는데요. 각 기능을 활용하는 방법을 아는 것도 중요하지만, 상황에 따라 세 가지 기능을 조합하는 것도 중요하다고 생각합니다.
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